Πέντε μέρες πριν το δυστύχημα η Επιτροπή Παρακολούθησης του Γραφείου Πτητικών Μέσων του ΕΚΑΒ είχε στείλει προς την HELLITALIA και το Γραφείο Αεροδιακομιδών έγγραφο με θέμα: «Προληπτικά μέτρα ενόψει του θέρους».

Το έγγραφο υπογράφει ο πρόεδρος της Επιτροπής Χρήστος Βάγιας, πτέραρχος ε.α., φέρει ημερομηνία 12.6.2002 και κοινοποιείται προς τον πρόεδρο του ΕΚΑΒ Χρήστο Ρέσσο. Οπως εκτιμούν τεχνικοί στους ελέγχους των πτητικών μέσων, το έγγραφο αυτό αποδεικνύεται προφητικό και διαλαμβάνει με «ευγενικό τρόπο» όσα θα έπρεπε να είχε επιβάλει η Υπηρεσία Πολιτικής Αεροπορίας στην HELLITALIA, που έχει αναλάβει τη διαχείριση, τη συντήρηση και την εκπαίδευση των πιλότων.

Στο έγγραφο μεταξύ των άλλων επισημαίνεται: «Σας γνωρίζουμε ότι από τις στατιστικές των αεροπορικών ατυχημάτων σε όλες γενικά τις αεροπορικές δραστηριότητες, την καλοκαιρινή περίοδο, λόγω των υψηλών θερμοκρασιών, παρατηρούνται σφάλματα και παραλείψεις κατά την εκτέλεση των εργασιών του ιπτάμενου και τεχνικού προσωπικού, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια μαζί με άλλους παράγοντες να δημιουργήσουν επικίνδυνες καταστάσεις και ατυχήματα. Την καλοκαιρινή περίοδο, τόσο το ιπτάμενο και τεχνικό προσωπικό, όσο και τα πτητικά μέσα επηρεάζονται από τις υψηλές θερμοκρασίες ποικιλοτρόπως, με αποτέλεσμα να επέρχεται γρηγορότερα η κόπωση, η νευρικότητα, η ανησυχία και η διατάραξη της προσοχής του ιπτάμενου και τεχνικού προσωπικού, αλλά και τα πτητικά μέσα να φτάνουν γρήγορα στα όριά τους, ιδίως στους κινητήρες και τα παρελκόμενά τους. Κατόπιν αυτού, εκτός από τη δική σας ενημέρωση, που έχετε εκτελέσει για το ίδιο θέμα με σκοπό την πρόληψη και ειδικότερα για αποφυγή οποιουδήποτε ατυχήματος ή ανεπιθύμητης κατάστασης ανάγκης, λόγω αυξημένου πτητικού έργου, αλλά και λόγω των υψηλών θερμοκρασιών, να εκτελέσετε μέχρι 20 Ιουνίου 2002 επιπλέον ενημέρωση όλου του ιπτάμενου και τεχνικού προσωπικού, για να ενημερωθεί όλο το προσωπικό για τους κινδύνους που ελλοχεύουν την περίοδο αυτή στους χώρους εργασίας, ώστε να λαμβάνει ανελλιπώς όλα τα προβλεπόμενα προληπτικά μέτρα για αποφυγή παντός είδους αεροπορικού ατυχήματος ή επικίνδυνης κατάστασης την περίοδο αυτή».

Και το έγγραφο καταλήγει με αναφορά σε «ορισμένα ενδεικτικά απαραίτητα προληπτικά μέτρα», τα οποία και επισυνάπτονται.